Ebackup S.A. ha desarrollado en base a conocimiento y experiencia una plataforma documental para realizar Gestión en los procesos que involucran la Coordinación de un Proyecto, desde su etapa inicial Anteproyecto, Diseño del Proyecto, Licitación o Estudio de Propuestas, Construcción y hasta la generación de los Planos As Built.
En la actualidad Ebackup S.A. cuenta con una Plataforma Vía Internet para realizar este proceso. Es una herramienta que permite almacenar en línea la documentación técnica de proyectos y compartirlas con los distintos involucrados dentro de un proyecto: Arquitectos, Calculistas, ITO, Especialistas, entre otros.
En la actualidad es sumamente necesario contar con una herramienta que ayuda en la gestión documental generado en las distintas etapas de un proyecto pudiendo destacar como principales etapas de un proyecto las siguientes:
- Diseño: Etapa en la cual se desarrollan los diseños de ingeniería, construcción y/o arquitectura (en proyectos de edificación), así como, se establecen las especificaciones técnicas del proyecto y sus términos de referencia para presupuestar y planificar el proyecto. Definición de los tipos de equipos y maquinarias relevantes.
- Planificación: Etapa en la cual se programan las actividades del proyecto y se definen los métodos de trabajo definitivos, lay-out, proveedores, políticas de inventario, el programa de adquisiciones de equipos y maquinarias relevantes, la calidad y cantidad de personal, y el presupuesto (entre los elementos más importantes de esta etapa).
- Construcción: Etapa en la cual se realiza la materialización física del proyecto con todos los recursos materiales (mano de obra, equipos, materiales, etc.) e inmateriales (diseños, políticas de inventarios, protocolos de trabajo, etc.) necesarios.
En todas las etapas de un proyecto, se generan gran volumen de documentos que son necesarios respaldar, guardar y consultar de manera rápida y oportuna.
Ebackup S.A. ha diseñado una solución a esta problemática llamada Gestión de Proyectos (GD-PROYECTOS), esta plataforma vía web considera:
Digitalización de la documentación:
Información asociada a Proyecto.- Legal, Técnica, As Built.
- Carga al sistema de los antecedentes de cada etapa de un proyecto.
- Planos, EETT, Escrituras, Contratos, etc.
Almacenamiento de la información:- Almacenamiento en servidores Ebackup.
- Seguridad en Data Center Global Croussing.
- Disponibilidad de la información.
Publicación.- Carga de información a Gestor Proyectos.
- Incorporación de datos de búsqueda. (Revisión, Fecha, etc.)
- Creación de Carpetas y Usuarios de consulta.
Consulta.- Visualización de los antecedentes.
- Búsqueda rápida, eficiente a través de campos relacionados con la información.
Traspaso de experiencia.- En procesos de digitalización al cliente.
- Incorporación de nuevas áreas o antecedentes.
- Esto es dejar la experiencia para el desarrollo constante de este proceso y de futuras áreas de la empresa.
Ventajas:Disponibilidad de la información: Permite a los usuarios definidos en el gestor documental acceder a la información de forma sencilla y rápida mejorando drásticamente los tiempos asociados.
Estructuras a medida: No importa si su empresa administra la coordinación de proyectos de forma centralizada, por sucursales o por proyectos. La estructura del gestor documental es totalmente parametrizable a la dinámica actual de su empresa.
Bajo costo de licenciamiento: Puede definir en forma ilimitada usuarios en el gestor documental, asignando las áreas donde pueden acceder y la información que pueden ver.
Seguridad de la información: Su información siempre está asegurada y respaldada en un Data Center con las más modernas medidas de contingencia para asegurar la continuidad y disponibilidad de la información.
Escalabilidad de la solución: Puede administrar información de otras áreas de su empresa sin necesidad de contratar licencias adicionales en el gestor documental.
