 Ebackup S.A. permite almacenar, ordenar, administrar digitalmente y compartir la documentación de las distintas áreas de su negocio, a través de un PC conectado a Internet. Asimismo, Ebackup S.A. posee la tecnología para digitalizar gran volumen de documentos, permitiendo a las empresas ordenar sus documentos importantes, almacenarlos de una forma eficiente y segura, y recuperarlos con tiempos y costos óptimos.
Conviene saber quePara archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CDS aproximadamente o bien ser Administrados a través de una Plataforma Documental.
El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.
Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por una gran cantidad de usuarios.
¿A quién está dirigida?Nuestra Plataforma Documental está dirigida a todo tipo de empresas, Industrias, Ingeniería, Instituciones Educativas, Instituciones Públicas y Privadas, etc., interesadas en sustituir el uso del papel por imágenes digitales que puedan ser consultadas de manera instantánea, sin riesgos de pérdida o deterioro como ocurre con los documentos en papel.
Hoy en día la digitalización de imágenes se encuentra integrada a los procesos operativos y administrativos de una gran cantidad de empresas, como Bancos, Universidades, Hospitales, Registros Civiles, Bibliotecas, etc., apoyando las funciones de áreas de Atención a Clientes, Recursos Humanos, Contabilidad, Facturación, Departamentos Jurídicos y Calidad, entre otros.
Ventajas de una Plataforma Documental:
CONSULTA DOCUMENTAL
- Acceso a archivos desde cualquier PC conectado a Internet.
- Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.
- Incorporación de Observaciones en línea y control de la documentación.
- Permite a los usuarios gestionar sus propias carpetas y archivos.
- Manejo, Visualización y Control de Versiones en línea.
- Control en línea de las Actualizaciones de los Documentos.
- Aviso de la Documentación por Vencer.
ARCHIVO FÍSICO
- Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
- Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.
- Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
- A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.
CAMBIO CULTURAL
- Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio o la Red.
- Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.
- Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.
- La información es de la empresa, no del empleado.
SEGURIDAD
- Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
- Seguridad a nivel de carpetas: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.
- Plataforma 100% Auto-Administrable.
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